Datenschutz

Datenschutzhinweise für Ofengestalter PRO und die Projektanfrage.

1. Verantwortlicher

2. Auftragsverarbeitung durch STRATO

Für Hosting und E-Mail-Dienstleistungen wird STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin eingesetzt.

Mit STRATO besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Diese Vereinbarung wurde am 07.03.2025 abgeschlossen. Sie erfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen, insbesondere Hosting- und E-Mail-Dienstleistungen.

STRATO verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich auf dokumentierte Weisung. Die vertraglich vereinbarte Datenverarbeitung findet grundsätzlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Soweit zur Leistungserbringung eine Übermittlung in Drittstaaten erforderlich ist, stellt STRATO nach der Vereinbarung sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

3. Bereitstellung der Website / Webhosting

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere Inhaltsdaten der Website, Domaininformationen und Logfiles. STRATO stellt für Hosting-Produkte Webspace und technische Infrastruktur zur Veröffentlichung und zum Betrieb der Website bereit.

Nach der mit STRATO abgeschlossenen Vereinbarung gelten für Hosting-Produkte folgende Löschfristen:

• Logfiles über Besucher der Website: maximal 7 Tage
• Inhaltsdaten nach Vertragsende: Löschung innerhalb von 2 Monaten
• sonstige Logdaten: maximal 12 Monate

4. Projektanfrage und Datei-Upload

Wenn du über das Projektformular eine Anfrage sendest, verarbeiten wir die von dir eingegebenen Kontaktdaten und Projektinformationen sowie die von dir ausgewählten Dateien. Dazu können insbesondere Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, technische Projektangaben, Maße, Materialvorgaben, Fotos, Pläne, Skizzen, Herstellerunterlagen und Logos gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung deiner Anfrage, zur Prüfung der Unterlagen, zur Kommunikation über fehlende Angaben und – sofern es zu einem Auftrag kommt – zur Vorbereitung und Durchführung der vereinbarten Planungsleistung. Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für vorvertragliche Maßnahmen oder die Vertragserfüllung erforderlich ist. Soweit darüber hinaus berechtigte organisatorische oder sicherheitsbezogene Zwecke verfolgt werden, kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein.

5. Technischer Ablauf des Uploads

Upload-Dateien werden nach dem Absenden der Projektanfrage in einem projektbezogenen, nicht öffentlich zugänglichen Verzeichnis auf dem bei STRATO betriebenen Webspace gespeichert. Der direkte Zugriff auf diese Speicherverzeichnisse über das Web ist technisch gesperrt.

Für jede Anfrage wird eine Projektreferenz erzeugt. Der interne Zugriff auf Projektangaben und Dateien erfolgt über einen geschützten Verwaltungsbereich. Die an meister@ofengestalter.de versendete Benachrichtigung enthält keine hochgeladenen Projektdateien als E-Mail-Anhang, sondern lediglich die Projektreferenz und einen Link zum geschützten internen Projektbereich.

Damit werden die hochgeladenen Dateien nicht zusätzlich als E-Mail-Anhänge vervielfältigt. Die Speicherung der Projektdateien erfolgt auf dem STRATO-Webspace entsprechend der unter „Eigene Speicherdauer“ beschriebenen Löschregeln.

6. E-Mail-Verarbeitung durch STRATO

Nach der mit STRATO abgeschlossenen Vereinbarung können bei E-Mail-Produkten insbesondere E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben, Domaininformationen und Logfiles verarbeitet werden. Als betroffene Personengruppen nennt die Vereinbarung insbesondere Kunden, Mitarbeiter des Kunden und Kontakte des Kunden.

Für E-Mail-Produkte nennt die Vereinbarung folgende Löschfristen:

• E-Mail-Dienstleistungen: maximal 30 Tage nach Ende der Vertragslaufzeit
• E-Mail-Logfiles: maximal 6 Monate nach Entstehung
• bei optionaler E-Mail-Archivierung: 60 Tage nach Vertragsende

Diese Fristen betreffen die vertragliche Leistungserbringung durch STRATO und ersetzen nicht unsere eigene Pflicht, Projekt- und Kommunikationsdaten nur so lange aufzubewahren, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

7. Zweckbindung und Umgang mit Projektunterlagen

Übermittelte Unterlagen werden zur Bearbeitung des angefragten Projekts verwendet. Sie werden nicht für unabhängige Werbe- oder Verkaufszwecke an externe Dritte weitergegeben.

Bitte übermittle nur solche Projekt- und Kundendaten, deren Weitergabe im Rahmen der Planung zulässig ist. Nicht benötigte personenbezogene Angaben sollten möglichst geschwärzt oder weggelassen werden.

8. Eingangs- und Status-E-Mails

Nach einer Projektanfrage kann eine automatische Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse versendet werden. Nach der manuellen Prüfung kann außerdem eine Nachricht über die Vollständigkeit der Unterlagen und den Beginn der Bearbeitungszeit versendet werden. Diese Nachrichten dienen ausschließlich der Abwicklung der konkreten Anfrage bzw. des Projekts.

9. Eigene Speicherdauer

Personenbezogene Daten und Projektunterlagen werden nur so lange gespeichert, wie dies für Anfragebearbeitung, Vertragsdurchführung, Nachweiszwecke oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Nicht beauftragte Anfragen einschließlich aller hierzu zugesandten Dateien werden spätestens 60 Tage nach Eingang der Anfrage gelöscht.

Bei beauftragten Projekten werden die projektbezogenen Arbeits- und Kundendateien spätestens 60 Tage nach Abschluss des Projekts gelöscht.

Hiervon ausgenommen sind Unterlagen, die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten länger gespeichert werden müssen. Dies betrifft insbesondere steuerlich oder handelsrechtlich relevante Geschäftsunterlagen wie Rechnungen und Buchungsbelege. Solche Unterlagen werden getrennt von den eigentlichen Projektdateien nach den jeweils geltenden gesetzlichen Fristen aufbewahrt.

10. Weitere Auftragsverarbeiter von STRATO

STRATO darf nach der abgeschlossenen Vereinbarung weitere Auftragsverarbeiter zur Vertragserfüllung einsetzen. Die jeweils eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter sind in der Vereinbarung bzw. deren Anhängen aufgeführt. STRATO verpflichtet sich, den Auftraggeber über beabsichtigte Änderungen bei weiteren Auftragsverarbeitern zu informieren. Gegen eine Änderung kann aus sachlichem Grund innerhalb der dort vorgesehenen Frist Widerspruch erhoben werden.

Die Vereinbarung enthält auch Dienstleister mit Sitz außerhalb der EU bzw. des EWR. Soweit eine Drittlandübermittlung stattfindet, nennt die Vereinbarung hierfür geeignete Garantien, insbesondere EU-Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

11. Technische und organisatorische Maßnahmen

STRATO verpflichtet sich, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO einzusetzen und deren Wirksamkeit regelmäßig zu überprüfen. STRATO stellt außerdem Informationen zur Verfügung, mit denen die Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nachgewiesen werden kann.

12. Datenschutzverletzungen

STRATO verpflichtet sich, den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn dem Unternehmen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden, und erforderliche Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher Folgen zu treffen.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Transportverschlüsselung

Die Website wird ausschließlich über HTTPS betrieben. Dadurch werden Formulardaten und Datei-Uploads auf dem Übertragungsweg zwischen Browser und Webserver verschlüsselt. Der E-Mail-Versand der Anwendung ist für den verschlüsselten STRATO-SMTP-Zugang vorbereitet.

15. Technisch notwendige Session-Cookies

Im passwortgeschützten internen Verwaltungsbereich wird ein technisch notwendiges Session-Cookie verwendet. Dieses Cookie dient ausschließlich dazu, die Anmeldung während der laufenden Sitzung aufrechtzuerhalten und den geschützten Projektbereich sicher bereitzustellen.

Das Session-Cookie wird nicht für Analyse-, Werbe- oder Trackingzwecke verwendet. Es ist für die Bereitstellung des ausdrücklich angeforderten geschützten Bereichs technisch erforderlich.

Die Session ist so konfiguriert, dass das Cookie nur für die Dauer der Sitzung verwendet wird. Soweit die Website über HTTPS aufgerufen wird, wird das Cookie mit dem Secure-Attribut übertragen; außerdem ist es als HttpOnly und SameSite=Strict konfiguriert.

16. Keine Tracking- oder Marketing-Cookies

Auf der öffentlichen Website werden derzeit keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Es werden insbesondere keine Tracking-Pixel, keine externen Analysewerkzeuge und keine vergleichbaren Technologien zur Erstellung von Nutzungsprofilen verwendet.

Aus diesem Grund wird aktuell kein Einwilligungsbanner für nicht notwendige Cookies eingesetzt. Sollte die Website künftig um einwilligungspflichtige Analyse-, Marketing- oder Drittanbieterdienste erweitert werden, wird die technische und rechtliche Umsetzung entsprechend angepasst.

17. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Die Projektanfrage wird nicht dazu verwendet, ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Personen zu treffen.